usatwa o archiwach, Metody i techniki [ Pobierz całość w formacie PDF ]
Dz.U. z 2006r. Nr 97 poz. 673
z ost. zm. z dn. 10.04.2010r.
USTAWA
z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(tekst jednolity)
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Art. 1. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej
"materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja
finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i
wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r.
Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca
znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego
poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi
państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze
politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury
i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek
organizacyjnych powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
Art. 2. 1. Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom
obywateli.
2. Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych, dzieli się
na:
1) państwowy zasób archiwalny;
2) niepaństwowy zasób archiwalny.
Art. 3. Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście.
Art. 4. 1. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i
ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
2. Zadania, o których mowa w art. 51b, art. 51f ust. 2, art. 51g ust. 1, 2, 4 i 5, art. 51h oraz art. 51j ust. 1
i 2, są zadaniami z zakresu administracji rządowej.
Rozdział 2
Postępowanie z materiałami archiwalnymi
Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach
organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach
organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne
przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie:
1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów
państwowych;
2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu.
1
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, ustala zasady klasyfikowania i kwalifikowania
dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych, a także zasady i tryb brakowania innej dokumentacji.
2a. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych
powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania
dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia
integralności dokumentów elektronicznych.
2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób postępowania z dokumentami
elektronicznymi w podmiotach, o których mowa w ust. 1, w szczególności zasady ewidencjonowania,
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania,
uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich
przechowywania.
2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury
i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w
drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne
nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów
archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.
3. Sprawy, o których mowa w ust. 1, 2 i 2c, reguluje, w drodze zarządzenia, w odniesieniu do:
1) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;
2) Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej Szef Kancelarii Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;
3) Senatu Rzeczypospolitej Polskiej Szef Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;
4) Rady Ministrów Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
4a) Biura Bezpieczeństwa Narodowego Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego;
5) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej,
ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych, oraz w
odniesieniu do komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w
jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów
publicznych, a także w odniesieniu do komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra
właściwego do spraw instytucji finansowych ministrowie, którym podlegają oraz przez których są
nadzorowane te organy i jednostki organizacyjne;
6) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji
Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
6a) Agencji Wywiadu Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Wywiadu;
6b) Centralnego Biura Antykorupcyjnego Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Centralnego Biura
Antykorupcyjnego;
7) Instytutu Pamięci Narodowej Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu Prezes
Instytutu Pamięci Narodowej Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.
4. Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, dla komórek organizacyjnych
wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach
obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w
ust. 3, oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych
jednostkach organizacyjnych:
1) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania,
2) sposób:
a) przekazywania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego,
b) brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w
rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne
uwzględniając szczególny charakter dokumentacji oraz potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym
ujawnieniem.
5. Zarządzenia dotyczące określenia sposobu kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej
przechowywania, w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz w Agencji Wywiadu, stanowią tajemnicę
państwową.
Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu
terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję,
przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
2
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania
spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.
2. W organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do
państwowego zasobu archiwalnego, instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o
której mowa w ust. 1, wymaga zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
3. W odniesieniu do organów posiadających archiwa wyodrębnione nie ma zastosowania przepis ust. 2.
Art. 7. Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane;
nie mogą być też, poza wypadkami określonymi w ustawie, przekazywane innym jednostkom
organizacyjnym niż określone w art. 22.
Art. 8. Materiały archiwalne wchodzące do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego
nie mogą być zbywane; ich przejście na własność Państwa następuje zgodnie z art. 44.
Art. 9. 1. Materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu
archiwalnego mogą być zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy kupnasprzedaży, archiwom
państwowym oraz archiwom państwowym wyodrębnionym przysługuje prawo pierwokupu tych materiałów,
zależnie do właściwości tych archiwów. Do pierwokupu tych materiałów mają zastosowanie przepisy
Kodeksu cywilnego.
2. Prawo pierwokupu, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli materiały archiwalne
wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego są oferowane do nabycia
jednostkom organizacyjnym, o których mowa w art. 22 ust. 2, jeżeli materiały te uzupełniają aktualnie
posiadany archiwalny zasób historyczny tych jednostek.
Art. 10. (uchylony).
Art. 11. Jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej mogą przyjmować na przechowanie
materiały archiwalne będące własnością bądź na podstawie innego tytułu pozostające w posiadaniu
niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz osób fizycznych.
Art. 12. Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu
terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne,
spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i
związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane
zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą
oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów.
Art. 12a. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wydać decyzję o zabezpieczeniu
materiałów archiwalnych wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego przez przeniesienie ich do tego
archiwum w celu przechowania, aż do czasu ustania zagrożenia, jeżeli istnieje uzasadniona obawa ich
zniszczenia, uszkodzenia lub utraty, w szczególności przez wywiezienie za granicę bez zezwolenia, o którym
mowa w art. 14.
Art. 13. Sprawy, o których mowa w art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz w art. 12, w odniesieniu do partii
politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych oraz innych
niepaństwowych jednostek organizacyjnych, a także kościołów i związków wyznaniowych, regulują we
własnym zakresie partie polityczne, organizacje i jednostki organizacyjne oraz kościoły i związki
wyznaniowe.
Art. 14. 1. Wywóz za granicę materiałów archiwalnych stanowiących narodowy zasób archiwalny jest
zabroniony.
2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może zezwolić na czasowy wywóz za granicę materiałów
archiwalnych, jeżeli za udzieleniem zezwolenia przemawia ważny interes społeczny lub indywidualny.
3. Wywóz za granicę materiałów archiwalnych niewchodzących do narodowego zasobu archiwalnego w
rozumieniu ustawy jest dopuszczalny pod warunkiem stwierdzenia jego charakteru przez Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych.
4. Przepisy ust. 13 nie mają zastosowania do materiałów archiwalnych przywiezionych do kraju z
zastrzeżeniem ich zwrotu.
3
Art. 14a. Do zwrotu, znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i wywiezionych
niezgodnie z prawem z terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, materiałów archiwalnych, od
wytworzenia których upłynęło:
1) więcej niż 50 lat,
2) 50 lat lub mniej, jeżeli stanowią państwowy zasób archiwalny
stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 6 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece
nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 96, poz. 959 i Nr 238, poz. 2390 oraz z 2006 r. Nr 50,
poz. 362), z tym że organem właściwym do prowadzenia postępowania dotyczącego zwrotu materiałów
archiwalnych jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Art. 14b. Przepis art. 14a nie wyklucza możliwości dochodzenia przez Rzeczpospolitą Polską zwrotu,
na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych, wywiezionych niezgodnie z prawem polskim z
terytorium Rzeczypospolitej Polskiej materiałów archiwalnych innych niż określone w art. 14a.
Rozdział 3
Państwowy zasób archiwalny
Art. 15. 1. Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku
działalności:
1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;
1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;
2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i
organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te
znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:
1) partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i
gospodarczym,
2) kościołów i związków wyznaniowych,
3) innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,
4) działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i
sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia
politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,
5) rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne,
gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności
gospodarczej,
jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.
3. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1 i 2, znajdujące się poza granicami Państwa w
posiadaniu obcych organów lub organizacji są uważane za państwowy zasób archiwalny, jeżeli na podstawie
prawa lub zwyczajów międzynarodowych powinny być przekazane Rzeczypospolitej Polskiej.
Art. 16. 1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb
nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Udostępnianie materiałów archiwalnych dla powyższych potrzeb jest
bezpłatne.
2. (uchylony).
2a. Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania, prowadzenia kwerend,
kopiowania, przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub
informatycznych nośników danych oraz konserwacji materiałów archiwalnych na potrzeby, o których mowa w
ust. 1. Archiwa państwowe mogą również prowadzić działalność usługową, polegającą na przechowywaniu,
kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej
i płacowej pracodawców.
2b. (uchylony).
2c. (uchylony).
2d. (uchylony).
2e. (uchylony).
3. (uchylony).
4. (uchylony).
Art. 17. 1. Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia.
1a. Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych można, w drodze decyzji, odmówić ich
udostępnienia, jeżeli:
1) ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie;
4
2) udostępnienie miałoby spowodować naruszenie:
a) prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli,
b) tajemnic ustawowo chronionych.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia,
może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,
uwzględniając wymogi, o których mowa w ust. 1a pkt 2.
3. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania materiałów
archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego
Instytutu Pamięci Narodowej Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, w tym:
1) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje stanowiące tajemnice
ustawowo chronione, w szczególności tajemnicę państwową lub służbową albo dane osobowe
podlegające ochronie,
2) zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom dla celów własnych,
3) szczególne wypadki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,
4) odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia przez archiwum
dodatkowych kosztów z tego tytułu,
5) odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych
uwzględniając szczególny charakter dokumentacji i potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym
ujawnieniem oraz wysokość wydatków ponoszonych w związku z udostępnieniem materiałów archiwalnych.
4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po zasięgnięciu opinii Krajowej
Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze rozporządzenia, szczegółowe zasady i tryb gromadzenia,
ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących
zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, uwzględniając:
1) szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;
2) potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub zniszczeniem.
Art. 18. 1. Centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu
archiwalnego jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
2. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra
właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, spośród osób wyłonionych w drodze
otwartego i konkurencyjnego naboru.
3. Prezes Rady Ministrów odwołuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
4. Zastępców Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje, spośród osób wyłonionych w
drodze otwartego i konkurencyjnego naboru, minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa
narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Minister właściwy do spraw kultury
i ochrony dziedzictwa narodowego odwołuje, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
jego zastępców.
5. Nadzór nad Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych sprawuje minister właściwy do spraw
kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
Art. 18a. 1. Stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych może zajmować osoba, która:
1) jest obywatelem polskim;
2) korzysta z pełni praw publicznych;
3) nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo
skarbowe;
4) posiada kompetencje kierownicze.
2. Osoba, o której mowa w ust. 1, powinna ponadto posiadać:
1) tytuł zawodowy magistra lub równorzędny i co najmniej 5letni okres zatrudnienia na stanowiskach
kierowniczych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwach państwowych lub
2) stopień naukowy doktora habilitowanego w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów, lub
3) tytuł naukowy w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów.
Art. 18b. 1. Informację o naborze na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
ogłasza się przez umieszczenie ogłoszenia w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu
obsługującego Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz Biuletynie Informacji Publicznej urzędu i
Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Ogłoszenie powinno zawierać:
1) nazwę i adres urzędu;
2) określenie stanowiska;
3) wymagania związane ze stanowiskiem wynikające z przepisów prawa;
4) zakres zadań wykonywanych na stanowisku;
5) wskazanie wymaganych dokumentów;
6) termin i miejsce składania dokumentów;
7) informację o metodach i technikach naboru.
5
[ Pobierz całość w formacie PDF ]